העונה החמה: 7 טיפים לניהול הרשמה לגן באופן יעיל

כל גננת מכירה את זה, חצי שנה של תקופת הרשמה שיכולה להיות מאוד מתסכלת.
עכשיו, כשהתחילה העונה החמה, ואתן מתחילות לקבל פניות מהורים שמתעניינים בגן.
ריכזנו בשבילכן 7 טיפים שיהפכו את עבודת ההרשמה האינטנסיבית לקלה יותר למעקב.

ככה תפתחו ברגל ימין את ההרשמה :

1. זכות ראשונים לותיקים- לפני פתיחת ההרשמה שלחו הודעה להורי הגן והזמינו אותם לקבל החלטה לגבי שנה הבאה כדי שתוכלו לשמור מקום לכולם. ניתן אפילו להחליט על מועד ספציפי שלאחריו כבר לא ניתן לשמור מקום. את המקומות יש לשמור רק עבור מי שחתם על חוזה, נתן מקדמה וצ’ק ראשון על ספטמבר. בנוסף, הזמינו את ההורים להזמין חברים שלהם לגן.
2. רשימת מתעניינים– בין אם בטבלה ידנית או בקובץ אקסל- חשוב שתהיה לכן רשימה אחת שמרכזת את כל המתעניינים. הרשימה חייבת לכלול את שם הילד, תאריך לידה (כדי לדעת לאיזה קבוצת גיל לשייכו), שם ההורה וטלפון ההורה וכל פרט אחר שרלוונטי לגן שלכן. לפעמים, תשומת לב וחזרה לכאלו שהביעו התעניינות היא זאת שתסגור לכם הרשמה. אנחנו ממליצים להוסיף לטבלה את הדרך שבה שמעה על הגן- כך תוכלו לדעת מי ההורה שהכי ממליץ עליכן (ולתת מילה טובה), ואיזה דרך שיווק הכי אפקטיבית לכן. 
3. פולואפ לרשימה – נדיר מאוד שהורה ירשום את הילד שלו במקום. לכן חשוב לאחר שבוע שבועיים ממועד הביקור של ההורה בגן, להתקשר אליו. הנוסח שאנו מציעים הוא לפתיחת השיחה: “היי XXX רק רציתי לדעת אם כבר קיבלתם החלטה בנוגע לגן, אני פשוט לא רוצה שיהיה אי נעימות בהמשך שתרצו להרשם וכבר לא יהיו אצלנו מקומות” בהתאם לתשובת ההורה אפשר לסמן ברשימה את הסטטוס שלו, ומתי יש לחזור אליו במידת הצורך. 
4. הורים ממליצים- תמיד שיהיו לכן בשלוף 2-3 הורים ממליצים שתוכלו להעביר למי שמבקש. בנוסף, תוכלו להשתמש בחוות הדעת שבאתר “בדרך לגן” – שלחו כבר היום להורי הגן בקשה לדרג את הגן שלכן והעבירו את הקישור של הגן להורים מתעניינים שיראו את הדירוג הגבוה ואת כל פרטי הגן בקלות ובנוחות.
5. פלייר מידע על הגן- בו תרכזי את כל הפרטים החשובים ואת השאלות שחוזרות על עצמן- סדר יום, התזונה (תפריט לדוגמא), חוגים, לוח חופשות של השנה הנוכחית (יתן להם אינדיקציה לשנה הבאה) עלות, ותק הצוות וכל מה שהורים נוהגים לשאול. כך תמנעי שאלות חוזרות, ובסיום השיחה או הביקור עם ההורים תוכלי לשלוח להם את הפלייר המסכם.
6. רשימת המתנה– אם הגעתן לכאן המצב כנראה כבר ממש טוב, אבל תמיד יש ביטולים של הרגע האחרון. לכן, תמיד תדאגו שתהיה לכן רשימת המתנה של כל מי שהתעניין לאחר שנסגרה ההרשמה. רשימת המתנה גם תמתג את הגן שלכן כמבוקש ויוקרתי. חשוב לשמור על קשר קבוע עם ההורים ברשימת ההמתנה- לפחות החמישה הכי רלוונטיים ולדגום אותם כל חודשיים כדי שתמיד יהיה לנו גיבוי במקרה של ביטול.
7. שמירת מקום– המקומות בגן ישמרו רק לאחר חתימה על חוזה, מקדמה וצ’ק על חודש ספטמבר מכל מי שמעוניין להרשם. זה צריך להיות תנאי חובה כדי לשמור ולהגן עליך בהמשך הדרך. 

הצוות שלנו כאן לכל עזרה , טיפים וסיוע בנושאי רישום!

בברכת הרשמה מלאה ובהמהרה,
צוות בדרך לגן. 

מוזמנות לדבר איתנו: 050-5333754 או 050-5333750